Gérer facilement votre boite mail et rester concentrer sur l'essentiel
Les meilleures pratiques et astuces à connaître
Formation créée le 05/10/2021. Dernière mise à jour le 02/10/2024.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Pour vous permettre de gérer efficacement vos emails et gagner en productivité, transformez votre boîte de réception en véritable outil de travail, outil précieux pour optimiser votre organisation au travail. La mise en place de cette organisation requiert un peu de temps, mais vous en fait gagner beaucoup sur le long terme. Vous découvrirez les fonctionnalités performantes de votre boite de messagerie que vous avez tout intérêt à exploiter et des astuces pour ne pas vous laisser déborder.
Objectifs de la formation
- Ne pas se laisser déconcentrer par l'arrivée intempestive des emails tout au long de la journée
- Diminuer la pression et travailler dans de meilleures conditions
- S'alléger l’esprit pendant vos absences
- Diminuer le nombre d’emails non lus
- Classer et archiver vos messages de manière stratégique, à la manière d’un organiseur physique.
Profil des bénéficiaires
- Salarié
- Non salarié
- Cadre bénévole
- Pratique : Utiliser l’informatique, la bureautique (traitement de texte, tableur, messagerie, navigation internet)
- Aptitude : capacité d'adaptation et esprit d'initiative.
- Compétences : les compétences du stagiaire seront évaluées en situation professionnelle.
Contenu de la formation
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Les règles à suivre
- Instaurer des temps de lecture de vos emails
- Traiter les emails selon le temps de traitement nécessaire (Temps réduit, temps plus long)
- Gérer les courriels qui nécessitent une action ou un suivi
- Limiter les échanges interminables
- Supprimer les notifications, les alertes emails qui nuit à votre concentration
- Se désabonner des newsletters sans intérêt et recevoir moins de courriels
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Les meilleures pratiques
- Rappel : Emails, émotions et vie privée
- Organiser au mieux le corps de l’email
- Créer des modèles d'envois
- La programmation de réponses automatiques
- Les systèmes de classement de courriels (Catégories, répertoires, filtres)
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Les astuces à connaître
- Rédiger l'objet d'un message à l'aide de mots-clés
- Les envois groupés et les champs additionnels COPIE (CC) ET COPIE INVISIBLE (CCI)
- Les listes de diffusion (regroupements d'adresses emails)
- Créer er utiliser les catégories (les répertoires)
- Filtrer les messages similaires (les échanges) et créer des filtres
- Préparer et envoyer un emailing
Reconnue pour ses qualités, ses expériences professionnelles et sa capacité à maintenir ses connaissances en continu dans son domaine d’activité, France Normand est en constante veille pour que la formation soit concrète et opérationnelle. À votre écoute pour adapter la formation à vos besoins, elle vous accompagne pour faciliter l’acquisition de nouvelles compétences, méthodes et pratiques de la bureautique et du digital dédiés aux activités de bureau. Durant la formation, France Normand, qui maîtrise le domaine qu’elle anime, enrichit et élargit votre vision du sujet traité par sa propre expérience, méthodologie de travail et de réflexion qu’elle mène habituellement.
- Feuilles d'émargement par demi-journée
- Questions orales ou écrites
- Mises en situation
- Formulaires d'évaluation de la formation
- Certificat de réalisation de l’action de formation
- Déroulement d'une session : Présentation, questions / réponses, démonstration, découverte / manipulation, synthèse.
- La formation se déroule dans les locaux de l'entreprise, elle permet de disposer d'une formation adaptée sur le contenu et sur la forme
- Les aides en ligne et liens utiles permettant la réalisation d’application ou la lecture de leurs contenus
- Les ressources documentaires fournies par votre formateur, en liens ou téléchargeables
- Les documents techniques, normatifs ou réglementaires nécessaires pour leur intérêt pédagogique et technique
- Le formateur est équipé d'un ordinateur pour présenter, agir et intervenir en simultané avec le stagiaire
- Une assistance par mail ou par téléphone de 9 h à 19 h du lundi au vendredi.
Modalités de certification
- Vous serez capable de traiter un nombre important d’e-mails en restant concentré sur vos activités essentielles.
- Certificat de réalisation